Selbstorganisation s(t)imulieren - Von der Galeere zum America’s Cup

Selbstorganisation s(t)imulieren - Von der Galeere zum America’s Cup

geschrieben von Michael

Das Generalthema “Führung neu denken” klang zwar wie ein Widerspruch zu unserem Ziel bei Hofrat Suess immer mehr Selbstorganisation zu ermöglichen, gleichzeitig ist auch uns längst klar geworden, dass Selbstorganisation Führung braucht (nicht nur uns). Und damit wir diesen Widerspruch nicht nur jeden Tag erleben und aushalten, sondern auch hin und wieder mal auf der Metaebene darüber diskutieren können, gibt es zum Glück das Projektmanagement Camp Zürich.

Nach einem wundervollen Impulsvortrag von Hermann Arnold, dem Chef, der sich von seinen Mitarbeitern hat abwählen lassen (mal sehen, wann sich unsere beiden CEOs darauf einlassen, wundern darf sich bei DIESEN Chefs niemand) und einer nicht abschliessenden Diskussion zu meiner Kernfrage: “Wer entscheidet wer entscheidet” war ich so frei, die morgendliche Energie gleich für meine eigene Session zu nutzen.

 

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Paper Boat - Level Up

Ich muss etwas ausholen, denn die beiden Blogposts, die ich zu dem Thema hätte schreiben wollen, sind immer noch im Backlog mit Status “prio 5”. Auf meiner Kanban-Weiterbildung im März bei Klaus Leopold haben wir die einfachste Variante der Paper-Boat-Simulation “gespielt”. Dabei ging es darum, wie sich ein sogenanntes Push-System, bei dem unkontrolliert immer mehr Arbeit in ein System bzw. eine Firma gegeben wird, von einem limitierten Pull-System unterscheidet. Bei letzterem gibt es pro Mitarbeiter “Work-in-Progress-Limite” (WIP-Limite), jeder erhält also nur ein Maximum an gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben und anstatt dass jeder Mitarbeiter Arbeit zugewiesen bekommt, holt sich jeder dann Arbeit, wenn er nichts oder nicht mehr genug zu tun hat.

Das klingt schon kompliziert, ist aber noch ganz einfach. Man sieht das Spiel in Level 1 hier in Aktion:

 

Mein Ziel war es, diese Simulation und Stimulation noch zu erweitern und möglichst realitätsnah zu gestalten.

Nachdem das oben beschriebene Level 1 soweit bekannt ist, haben wir dies bereits einmal bei Hofrat Suess durchgespielt und erweitert. Für die Barcamp-Session wollte ich nun etwas mehr Struktur in das Thema bringen.

Also: Level 0 - Kein Paper Boat ohne Crew

Freiwilligkeit!

Selbstorganisation ohne Freiwilligkeit widerspricht sich und wird schlecht bis nicht funktionieren. Freiwilligkeit ist also die Basis jeder Selbstorganisation. 

Level 1: Push vs. Pull

Im ersten Level geht es darum, den Unterschied zwischen Push und Pull zu zeigen und klar zu machen, welches System welche Vorteile hat und wo sie sich grundsätzlich unterscheiden. Push-Systeme sind stark managementgetrieben und kaum bis gar nicht selbstorganisiert. Manager steuern den Input und durch Ressourcenzuordnung den Output des Systems bzw. einer Firma. Das geht in beschränkt komplexen Systemen eine gewisse Zeit gut, aber bereits beim Paper-Boat lässt sich erkennen, was beim Push-System passiert:

Die Menge an Arbeit im System wächst immer mehr an, die durchschnittliche Durchlaufzeit von neuen Arbeiten (Issues, Requests, Projekten - egal welche Ebene) wächst exponentiell an und kann nur durch zusätzliche Ressourcen an den Engstellen aufgehoben werden.

Kanban Push vs. Pull

Im Push-System bleibt bei gleichem Output (dieser ist jeweils von der “langsamsten” Stelle im System abhängig) die Menge an Arbeit im System konstant (WIP-Limitierung) und dadurch bleibt die Durchlaufzeit einzelner Arbeitsstücke/Issues/Items berechenbar.

Was sich ändert ist die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter: Regelmässig wird jemand “nix zu tun haben.”

Die Vorteile sind aus unserer Sicht klar: Geringere Belastung der Mitarbeiter, bessere Berechenbarkeit, weniger Ablenkung durch den drohenden Berg “nachfolgender Arbeiten”.

In beiden Fällen bleibt am Ende natürlich nur der Aufbau von neuen Mitarbeitern/Teams, um den Output pro Zeiteinheit zu erhöhen. Aber diese Verantwortung liegt dann tatsächlich beim Managemet und nicht beim Mitarbeiter, der immer schneller und immer mehr erledigen muss, um die Ziele zu erreichen.

Vorraussetzung dafür ist das Vertrauen, dass jedes  Team und jeder Mitarbeiter sein bestes gibt. Würden wir nicht daran glauben, käme eine Selbstorganisation gar nicht erst in Frage. 

Danke an die Jungs von VisualBraindump für die für die grandiose Visualisierung!

Level 2: Teams statt Einzelkämpfer

Solange in der Simulation nur jeder eine einfache Aufgabe hat, ist der Grad an Selbstorganisation noch sehr überschaubar darauf beschränkt, sich Arbeit dann zu holen, wenn man gerade keine mehr hat - aber sogar das “wo holen” ist durch die Simulation geregelt. Um dies zu lösen, haben wir bei uns bereits dieses 2. Level ausprobiert:

Die Arbeitsschritte werden nicht mehr Einzelpersonen sondern Teams zugeordnet. Wir haben diese inhaltlich und in Ihrer Grösse einfach entsprechend unserer Firmenstruktur entwickelt: Also 3 Entwickler, 3 Designer und Designerinnen, 3 Konzepter und zwei “Ein- und Verkäufer”. Kann aber jeder machen wie er will - je grösser das Team, desto mehr Selbstorganisation wird verlangt. Halt ein bisschen wie im richtigen Leben.

Wie diese Teams ihre Aufgaben erledigen, müssen Sie selbst definieren und ausprobieren. Es wird nur defniert wie hoch das jeweilige Work-In-Progress-Limit ist (z. B. Teamgrösse +2) und in welchem Zustand die Arbeit - unser Papierschiffli - das Team verlassen soll.

Level 3: Irritationen

Ein etwas einfacheres Zwischenlevel, das direkt auf Level 2 aufbaut: Wir simulieren das echte Leben. Mitarbeiter sind auf Urlaub oder werden krank (setzen für eine gewisse Zeit aus und dürfen Kaffee trinken), Mitarbeiter wechseln den Job (in unserem Fall das Team und damit die Aufgabe) - müssen sich also an neue Abläufe gewöhnen und das Team muss die “Einschulung” übernehmen.

Weitere Varianten: Den Kunden simulieren. Extrawünsche einbringen, das an einem Papierböötli doch noch die Farbe geändert werden muss o.ä. Oder Prio-1-Boote aus grösseren oder kleineren Papieren, die alle anderen überholen dürfen, weil sie so viel wichtiger sind (wir alle kennen das). Besonders tricky: Statt eines normalen A4-Blattes ein Post-It als “Arbeitsstück” in das System geben. Es ist wunderbar, was für Reaktionen ein so triviales Problem bereits hervorrufen kann (einfach ausprobieren).

Level 4: mehrere und komplexere Projekte

Nun sind Papierschiffli in ihrer Komplexität immer noch recht trivial. Um das zu umgehen und realistischer zu machen, brauchen wir ein Simulationsobjekt das näher an realistischer Arbeit ist. Dieses “next Level” bereiten wir aktuell vor, werden es bei uns simulieren und dann natürlich - diesmal versprochen - hier darüber bloggen. Schon jetzt ist klar: Es braucht qualitative Kriterien und nicht nur quantitative (also die Menge an Schiffen), es müssen Feedbackschlaufen notwendig werden, damit sich die Teams auch untereinander koordinieren müssen. Ja, richtig gelesen: müssen! Und zwar nicht weil es ihre Pflicht ist, oder der Sklaventreiber hinter ihnen steht, sondern weil es das Produkt, der Nutzen für den Kunden, erfordert.

NEXT TIME:

Level 5: mehrere und komplexere Projekte

Von Papierfliegern, Spaghetti-Türmen und anderen Brain-Teasern …